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グループセクレタリーとは
秘書には主に１人の上司のサポートを行なう形態と、複数人でチームを組んで部署全体などのサポートを行なう形態があります。
主に１人の上司のサポートを行なうものは、特定の上司に専属で付く個人秘書です。
１人で多岐にわたる業務を行なう必要があるので、採用時により高いスキルや経験が求められます。
複数人でチームを組んで部署全体などのサポートを行なうものは、「グループセクレタリー」と呼ばれ、チーム・プロジェクト・研究室・部課全体に付きます。
未経験の人の場合、ほどんどがこのグループセクレタリーとなります。
グループセクレタリーの業務内容
担当上司の役職に大きく左右される個人秘書に比べると、スケジュール管理や上司の身の回りの世話というよりは、部署全体の業務推進補佐という意味合いが強く、企業ごとの業務内容はある程度決まってきます。
部署で使う文具品の発注、美品管理、郵便物の発送、電話応対など、一般の事務業務も多くなるので、どちらかというと、総務的な役割のほうが強いかもしれません。
まずはコピー取りなどの簡単な事務補助から始め、徐々にセクレタリーとしての経験を積んでいくことが良いでしょう。
いきなり派遣で秘書にならなくても、一般事務職や総務・経理補助などの経験を積むことで、セクレタリーになったときに役立つスキルを身に付ける一つの道となります。
多くのグループセクレタリーの場合、サポートする相手だけでなく秘書側も複数人います。
秘書同士で協力・業務分担し円滑なコミュニケーションをはかり情報共有を上手に行っていくことが大切です。
そのためにも、一般企業での実務経験があると、社会人としてのマナー・常識があると思われることがあります。
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